Workflows in Joomla! 4.x

Workflows, das neuen Werkzeug für Arbeitsabläufe in Joomla! 4.x.

Was sind die Joomla! 4.x Workflows und wo finde ich sie?

Die Einführung eines Veröffentlichungs-Workflows auf Ihrer Website kann die Produktion von Inhalten rationalisieren. Denn Grundsätzlich sind für die Veröffentlichung eines Inhalts immer mehrere Schritte notwendig und je nach dem in welchem Bereich der Website der Inhalt veröffentlicht werden soll unterscheiden sich die einzelnen Schritte. Mit Workflows wird nun genau die Einhaltung der einzelnen Schritte kontrolliert, so dass keine halbfertigen Artikel veröffentlicht werden können.

Ein kleines Beispiel

Sie müssen den Artikel schreiben und einige Inline-Bilder einfügen. Sie müssen ein Intro und ein Featured Image hinzufügen, das in den Blog- und Artikelansichten angezeigt wird. Möglicherweise haben Sie benutzerdefinierte Felder für bestimmte Arten von Inhalten oder einige Links zu anderen Artikeln oder Websites. Auf der Registerkarte Veröffentlichung können Sie die Zeitplanung festlegen und die Metadaten für die Suchmaschinenoptimierung ergänzen.

Für einen Solo-Blogger war das in der Vergangenheit alles Teil des gewohnten Prozesses... und wenn Sie einen schlechten Tag haben, verpassen Sie vielleicht einige Schritte oder überspringen einige, wenn Sie in Eile sind. Genau hier soll die Joomla! 4.x Komponente Workflows eine Unterstützung bieten.

Workflow aktivieren oder beim alten Standard bleiben

In einer neuen Installation von Joomla! ist der Workflow zunächst abgeschaltet. Wer keinen strukturierten Workflow einsetzen will, arbeitet in Joomla wie gewohnt. Wer aber den Wunsch hat, Abläufe zu strukturieren, schaltet den Workflow in den Artikel Optionen zu.

Ein erster Standard-Workflow ist bereits installiert. Er besitzt nur einen Zustand – aber 7 Transitionen mit verschiedenen Bedingungen. Sie bilden die bekannten Zustände von Joomla Elementen ab: Veröffentlicht / Versteckt / im Papierkorb / archiviert plus die Eigenschaft, ob es sich um einen Hauptbeitrag handelt oder nicht.

Wo finde ich die Workflows

Finden lassen sich die Workflows in der Administrationsoberfläche im Seitlichen Menü über Content -> Workflows  

Begriffe & Definitionen

  • Workflows (Arbeitsabläufe): Sie können mehrere Workflows erstellen. Jeder Workflow enthält Zustände, mögliche Übergänge und Elementbedingungen.
  • Etappen: Stages sind die Start- und Endpunkte innerhalb eines Workflows.
  • Zustand: Der Status eines Objekts kann unveröffentlicht, veröffentlicht, gelöscht oder archiviert sein. Ein Zustand kann durch Ausführen eines Übergangs geändert werden.
  • Übergänge: Übergänge treten zwischen den Phasen auf. Sie sind die Orte, an denen die Aktionen stattfinden.
  • Kategorien: Artikel können Kategorien zugewiesen werden.

Workflow Übersicht

Spaltenüberschriften

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um die Liste nach dem Wert der Spalte zu sortieren.

  • Kontrollkästchen: Markieren Sie dieses Kästchen, um ein oder mehrere Elemente auszuwählen. Um alle Elemente auszuwählen, markieren Sie das Kästchen in der Spaltenüberschrift. Nachdem Sie ein oder mehrere Kästchen markiert haben, klicken Sie auf eine Schaltfläche in der Symbolleiste, um eine Aktion für das ausgewählte Element oder die ausgewählten Elemente durchzuführen. Viele Aktionen der Symbolleiste, wie z. B. Veröffentlichen und Aufheben der Veröffentlichung, können mit mehreren Elementen durchgeführt werden. Andere, wie z. B. Bearbeiten, funktionieren nur für jeweils ein Element. Wenn mehrere Elemente markiert sind und Sie auf Bearbeiten drücken, wird das erste Element zur Bearbeitung geöffnet.
  • Sortieren: Sie können die Reihenfolge eines Elements innerhalb einer Liste wie folgt ändern:
    • Wenn die Filteroptionen der Liste einen Positionsfilter enthalten, wählen Sie die gewünschte Position aus. Dadurch wird die Liste auf Elemente beschränkt, die dieser Position zugewiesen sind.
    • Wählen Sie das Ordnungssymbol Help30-Ordering-colheader-icon.png in der Tabellenüberschrift, um es zum aktiven Ordnungselement zu machen. Die Ordnungssymbole in jeder Zeile werden von hellgrau zu dunkelgrau, und der Zeiger ändert sich in einen Ziehpfeil, wenn Sie ihn über das Symbol bewegen.
    • Wählen Sie eines der Ordnungssymbole Help30-Ordering-colheader-grab-bar-icon.png aus und ziehen Sie es nach oben oder unten, um die Position der betreffenden Zeile in der Liste zu ändern. Die Elemente werden in der neuen Reihenfolge innerhalb der Position angezeigt.
  • Status: (Veröffentlicht/unveröffentlicht/gelöscht) Der Veröffentlichungsstatus des Elements.
  • Name: Der (vollständige) Name des Workflows.
  • Standard. Wenn es mehr als einen Workflow gibt. Wählen Sie diese Option, um den Standard festzulegen.
  • Etappen/Schritte. Die Anzahl der Stufen im Workflow. Wählen Sie diese Option, um die Stufenliste anzuzeigen.
  • Übergänge. Die Anzahl der Übergänge. Wählen Sie diese Option, um die Liste der Übergänge anzuzeigen.
  • ID. Dies ist eine eindeutige Identifikationsnummer für dieses Element, die automatisch von Joomla! vergeben wird. Sie wird verwendet, um das Element intern zu identifizieren, und Sie können diese Nummer nicht ändern. Wenn Sie ein neues Element erstellen, wird in diesem Feld 0 angezeigt, bis Sie den neuen Eintrag speichern, woraufhin ihm eine neue ID zugewiesen wird.

Listen-Filter

  • Suche nach Text. Geben Sie einen Teil des Suchbegriffs ein und klicken Sie auf das Symbol Suchen. Die Suche kann in einem oder mehreren Feldern erfolgen. Bewegen Sie den Mauszeiger, um einen Tooltip anzuzeigen, der angibt, welche Felder durchsucht werden. In manchen Fällen ist ein anderes Format erforderlich. Beispiel: Für eine Suche nach ID geben Sie "id:xx" ein, wobei "xx" die Nummer der Artikel-ID ist (z. B. "id:9").
  • Filter-Optionen. Klicken Sie hier, um die zusätzlichen Filter ein- oder auszublenden.
  • Zurücksetzen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Feld Filter zu löschen und die Liste in ihren ungefilterten Zustand zurückzusetzen.
  • Reihenfolge. Zeigt das aktuelle Tabellenordnungsfeld an. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste, um die Reihenfolge zu ändern, oder klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift. Die Sortierung kann in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgen. Die Spaltenüberschrift schaltet zwischen aufsteigender und absteigender Reihenfolge um.
  • Anzuzeigende Anzahl. Zeigt die Anzahl der Elemente in einer Liste an. Der Standardwert für eine Site ist 20, kann aber in der globalen Konfiguration geändert werden. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste, um die angezeigte Anzahl zu ändern. Wenn Sie zu viele komplexe Elemente auswählen, werden diese nur langsam geliefert und angezeigt.
  • Filter-Optionen. Filter nach Veröffentlichungsstatus.

Toolbar / Symbolleiste

  • Aktionen: Zeigt eine Liste von Aktionen für ausgewählte Artikel an. Aktivieren Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen, um die Liste zu aktivieren.
  • Aktivieren. Macht das ausgewählte Element für die Verwendung auf Ihrer Website verfügbar.
  • Deaktivieren. Macht die ausgewählten Elemente für die Verwendung auf Ihrer Website unzugänglich.
  • Standard: Macht das ausgewählte Element zum Standardelement. Das Standard-Sternsymbol wird in der Spalte Standard angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass dies nun das Standardelement ist.
  • Einchecken. Checkt die ausgewählten Elemente ein. Funktioniert mit einem oder mehreren ausgewählten Objekten.
  • Papierkorb. Ändert den Status der ausgewählten Objekte und zeigt an, dass sie in den Papierkorb verschoben wurden. Gelöschte Objekte können immer noch wiederhergestellt werden, indem Sie im Filter "Status auswählen" die Option "Gelöscht" auswählen und den Status der Objekte je nach Wunsch in "Veröffentlicht" oder "Nicht veröffentlicht" ändern. Um gelöschte Elemente dauerhaft zu löschen, wählen Sie "Gelöscht" im Filter "Status auswählen", wählen Sie die Elemente aus, die dauerhaft gelöscht werden sollen, und klicken Sie dann auf das Symbol "Papierkorb leeren" in der Symbolleiste.
  • Optionen. Öffnet das Fenster Optionen, in dem Einstellungen wie z. B. die Standardparameter bearbeitet werden können.
  • Hilfe. Öffnet diesen Hilfebildschirm.

Einen Workflow aufbauen (Beispiel Handbuch)

Vor der Praxis steht hier die Theorie. Ein Workflow ohne Konzept wird nicht sehr hilfreich sein, also sollte der Ablauf zumindest in den wesentlichen Teilen sorgfältig geplant werden.

Der Workflow in Joomla! v4

Der Workflow soll einfach „Handbuch“ heißen. Dazu in der Workflow Listenansicht oben auf „Neu“ und trägt dann als Namen „Handbuch“ ein und eine optionale Beschreibung. Dann oben auf „Speicher & Schließen“ klicken und schon ist der erste Schritt fertig.

Zustände (stages)

Am Anfang steht die Idee – Jeder neue Artikel den wir in der Kategorie Handbuch speichern soll, dort im Zustand „Idee“ erscheinen. Dazu müssen wir unter Content -> Categories die Kategorie Handbuch zum Bearbeiten geöffnet werden und im Reiter Workflow der Workflow „Handbuch“ direkt dieser Kategorie zugewiesen werden.

Damit ist jeder neue Artikel, der in diese Kategorie gespeichert wird, automatisch im Basiszustand, diesen Prozess legen wir als nächstes an. Ausgehend vom Basiszustand „Idee“ soll es drei mögliche Aktionen geben:

  • Verwerfen
  • Für später auf Halde legen (Aus dem Papierkorb oder aus dem Archiv können Artikel auch wieder reaktiviert und damit in den Zustand „Idee“ versetzt werden.)
  • Einen Schreibauftrag geben. Sobald jemand diese Transition auslöst erhält der Autor eine Benachrichtigung, um aus der Idee einen Artikel zu machen.

Um die neuen „Zustände anzulegen klicken wir in der „Workflowliste“ in der Spalte „Stages“ auf die „1“ in der Zeilen „Handbuch“. Es erscheint die Liste der Zustände für den Workflow mit dem Eintrag „Basis Stage“.

Als ersten Schritt klicken wir auf Basic Stage und Bennen diesen in Idee um.

Als nächstes legen wir die neuen Zustände / Stages an mit einem Klick auf den Button „Neu“. Neu angelegt wird „Verwerfen / Papierkorb“, „Auf Halde“ und „beim Autor“.

Die Zustände allein helfen uns aber noch nicht sehr viel weiter, sondern es geht nun darum mit welchen Aktionen ein Artikel von einem Zustand zum anderen übertragen wird.

Zustandsübergänge (transitions)

Artikel können von einem Stadium in ein anderes übergehen. Die Übergänge können über den Container "Workflows List" verwaltet werden, indem Sie auf das blaue Symbol klicken. Sie können mehrere Übergänge festlegen, die die Artikel durchlaufen können. Eine Transition besitzt einen definierten Start- und den Endzustand. Es gibt aber noch mehr festzulegen:

  • Ist diese Transition aktuell freigegeben (Status)
  • Welche Aktion soll beim Zustandsübergang auf dem Beitrag ausgeführt werden?
  • Wer soll benachrichtigt werden, wenn die Transition ausgeführt wird?
  • Wer darf diese Transition anstoßen?

Der erste Übergang den wir anlegen wird „verwerfen“ sein, an diesem Beispiel erkläre ich den Grundsätzlichen Aufbau der Übergänge von einem Status in einen anderen inklusive der Benachrichtigungen usw. Wichtig ist das alle Übergänge einzeln und ggf. in beide Richtungen angelegt werden müssen, also auch Übergänge wie vom Papierkorb zur Idee wenn man einen Beitrag aus dem Papierkorb wieder zur Bearbeitung freigeben möchte.

In der Liste der „Übergänge / Transitions“ klicken wir auf „Neu“, dann erscheint ein Formular in dem wir einige Einstellungen machen müssen.

  • Name: hier tragen wir als Namen Verwerfen ein
  • Current Stage: hier wird ausgewählt „Idee“ als Ausgangsstufe und bei Target Stage wird „Verwerfen / Papierkorb“ eingetragen.
  • Im Reiter Transition Actions ist unter „Publishing state“ Papierkorb auszuwählen, so dass der Beitrag beim Übergang in den Papierkorb wandert.
  • Im Reiter Notification kann unter Additional Message Text eine E-Mail Benachrichtigung eingetragen werden welche dann entweder an die darunter ausgewählte Benutzergruppe oder den einzelnen Benutzer gesendet wird. Somit könnte ein weiterer Benutzer informiert werden was mit dem Beitrag passiert ist oder auch einen Auftrag erhalten den Beitrag zu bearbeiten.
  • Im Reiter Permissions wird festgelegt wer diesen Übergang auslösen kann. Mit den richtigen Einstellungen kann man hier die Abläufe so einstellen, dass der Beitrag schrittweise von verschiedenen Benutzern bearbeitet wird und nicht jeder Benutzer jeden Schritt einfach ausführen kann. Z.B. könnte der Administrator ein Autor beauftragen den Text zu bearbeiten, der Autor beauftragt dann den Grafiker Bilder einzufügen und der Grafiker gibt den Beitrag wieder an den Administrator der ihn dann freigibt.

Weiterführende Informationen

Artikel
  • Benutzer in Joomla 4.x Erstellen und Verwalten
  • Der Mediemanager in Joomla! 4.x
  • Workflows in Joomla! 4.x
  • Beiträge in Joomla! 4.x erstellen und bearbeiten
  • Der Editor in Joomla! 4.x
  • Menüs in Joomla! 4.x

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