Kunden, Bestellungen und Rechnungen in Virtuemart 3.x

Dieser Beitrag ist eine kleine Anleitung zum Thema Bestellung, Rechnung und Kundenübersicht in Virtuemart 3.x.

Die Bestellliste

Um zu den Bestellungen zu gelangen muss man in der Administrationsoberfläche entweder oben im Horizontalen Menü auf VirtueMart -> Bestellungen klicken oder wenn man sich schon in Virtuemart befindet, dann gelangt man über das Menü links "Bestellungen & Kunden -> Bestellungen" zur Übersicht aller Bestellungen.

In der Liste sind neben Bestellnummer, Kundename... auch gleich zwei besonders wichtige Felder enthalten, und zwar der Bestellstatus und der Zahlungsstatus. Diese beiden Felder können auch gleich direkt aktualisiert werden um z.B. eine Vorkassenrechnung als bezahlt zu markieren oder den Status von "offen" auf "Versendet" zu aktualisieren.

Bestellstatus Aktualisieren

1. Ändern Sie den Status der Bestellungen, die aktualisiert werden müssen, mithilfe der Dropdown-Option Status in den neuen Status, der erforderlich ist
2. In der Spalte daneben können Sie die Benachrichtigung des Kunden über das Update ein- oder ausschalten.
3. Mit einem Klick auf "Kommentar hinzufügen" ist es möglich jeder Bestellung einen Kommentar hinzufügen und diesen in die Benachrichtigungsmail an den Kunden aufzunehmen.
4. Um die Statusänderung der Bestellung(en) zu speichern muss man nun noch oben links auf den Button "Status aktualisieren" klicken.

Bestellung, Rechnung & Lieferschein Drucken

Eine weitere Möglichkeit in der Bestellübersicht ist das direkte Ausdrucken der Bestellung, eines Lieferscheins und der Rechnung. Dafür stehen in der Spalte "Druckansicht" drei Icons zur Verfügung:

1. Der Drucker -> hiermit wird "nur" die Bestellung ausgedruckt.
2. Der Karton -> mit einem Klick auf dieses Icon wird ein Lieferschein erstellt und gespeichert. ACHTUNG! Den Lieferschein erst erstellen, wenn die Bestellung Versand wird, da nachträgliche Änderungen an der Bestellung nicht im einmal erstellten Lieferschein übernommen werden.
3. Das Rechnungsicon -> mit einem Klick auf dieses Icon wird eine Rechnung für die Bestellung erstellt. ACHTUNG! Die Rechnung erst erstellen, wenn die Bestellung Versand wird, da nachträgliche Änderungen an der Bestellung nicht im einmal erstellten Lieferschein übernommen werden.

Bestelldetails

Befindet man sich in der Bestellübersicht und klickt auf die Bestellnummer in der ersten Spalte öffnet sich die Detailansicht der Bestellung. In dieser Ansicht kann nahezu jeder Bereich der Bestellung eingesehen und ggf. überarbeitet werden:

1. Allgemeine Bestellinformationen (Bestellnummer, Datum, Statusänderungsverlauf, ...)
2. Zahlungs- und Versandmethoden für diese Bestellung
3. Kundenabrechnungs- und Versandinformationen
4. Artikel und Preise bestellen
5. Detaillierte Versand- und Zahlungsinformationen finden Sie in den Plugins

Ändern Sie Die Rechnungs- oder Versandadressen

In den Bereichen "Rechnung an" bzw. "Versand an" sind alle Daten welcher der Kunde für Rechnung und Versand während der Bestellung angegeben hat gespeichert und können bei Bedarf einfach korrigiert werden. Wichtig ist aber nach der Änderung oben den Button "Kundeneintrag speichern" anzuklicken, denn sonst werden die Änderungen nicht übernommen.

Auftragspositionen Bearbeiten

Etwas weiter unten auf der Seite findet man die Liste der bestellten Produkte und kann mit einem Klick auf den Button "Edit ordered products" (über der Liste) die einzelnen Positionen bearbeiten. Aber auch ein weiteres Produkt der Bestellung hinzufügen oder eines löschen. Des Weiteren ist es nach einem Klick auf den Button möglich die Versandgebühren manuell anzupassen.

Wenn Sie einen Hacken im Feld "Berechnen" setzen werden die Steuern und Summen entsprechend Ihren Eingaben geändert. HINWEIS: Wenn die Berechnung nicht aktiviert ist, werden alle Eingaben ohne weitere Überprüfungen akzeptiert.

Wenn Sie eine neue Bestellposition hinzufügen, geben Sie einfach die Artikelnummer ein und speichern Sie die Bestellbearbeitung. Die Produktwerte werden dann automatisch geladen. Es können bei Bedarf auch benutzerdefinierte Produkte für Ihren Kunden eingegeben werden - die Produkte müssen nicht im System gespeichert sein.

Während der Bearbeitung der Auftragsposition wird die Erstellung der Rechnung gesperrt, um zu verhindern, dass während Ihrer Bearbeitung eine Kundenrechnung erstellt wird.

Nachdem Sie die Bearbeitung der Bestellposition abgeschlossen haben, können Sie durch Aktualisieren des Bestellstatus eine neue Rechnung erstellen.

Bestellstatus Aktualisieren

In der Detailansicht findet sich oben rechts auch die Möglichkeit den Bestellstatus zu aktualisieren. Hierzu einfach den Button "Status aktualisieren" klicken und dann im Popup den gewünschten Status, so wie die Option der Benachrichtigung wählen und ggf. einen Kommentar eintragen. Mit dem Klick auf "Speichern" wird der neue Status übernommen.